Signera dokument med BankID – så fungerar det

Att signera dokument med BankID är ett snabbt, säkert och effektivt sätt att hantera avtal och överenskommelser. Processen är enkel: du laddar upp ditt dokument (oftast en PDF), anger vilka personer som ska skriva under, och därefter använder alla inblandade sitt BankID för att signera. Hela flödet sker digitalt, vilket sparar både tid och papper.

Med en tjänst som TryggSignering behöver du inget dyrt abonnemang för att komma igång. Du kan signera ett enskilt dokument och betalar bara för det du använder, vilket är idealiskt för privatpersoner och småföretagare med sporadiska behov.

Varför signera dokument med BankID?

BankID är Sveriges i särklass vanligaste e-legitimation och används dagligen av miljoner svenskar för allt från bankärenden till myndighetskontakt. Att använda samma beprövade teknik för att signera dokument medför flera stora fördelar.

Säkerhet och tillförlitlighet Varje signering med BankID är en så kallad avancerad elektronisk underskrift. Den är unikt kopplad till undertecknaren, kan identifiera personen och är skyddad mot efterföljande ändringar i dokumentet. Detta skapar en hög nivå av säkerhet och spårbarhet som är svår att uppnå med en signatur på papper.

Snabbt och effektivt Processen att skicka avtal med posten, invänta signatur och få det i retur kan ta dagar eller till och med veckor. Med digital signering kan ett avtal skickas ut och signeras av alla parter på bara några minuter, oavsett var de befinner sig geografiskt. Det enda som krävs är en internetuppkoppling och tillgång till BankID.

Miljövänligt och kostnadseffektivt Genom att eliminera behovet av utskrifter, kuvert, frimärken och transporter minskar du inte bara din miljöpåverkan, utan även dina administrativa kostnader. Du slipper även arkivera pärmar med pappersdokument, då de signerade filerna lagras digitalt.

Så enkelt signerar du dokument med BankID – steg för steg

Processen för att signera ett dokument digitalt är utformad för att vara så intuitiv och enkel som möjligt. Oavsett om det är ett hyreskontrakt, ett anställningsavtal eller ett styrelseprotokoll följer flödet vanligtvis samma logik. Här är en genomgång av hur det fungerar hos oss på TryggSignering.

Steg 1: Ladda upp ditt dokument

Det första steget är att välja det dokument du vill få signerat. Du laddar enkelt upp filen från din dator eller molnlagring. Det vanligaste och mest rekommenderade formatet är PDF, eftersom det bevarar dokumentets ursprungliga layout och formatering oavsett vilken enhet det öppnas på. Andra format som Word-filer kan ibland fungera, men konverteras ofta till PDF i bakgrunden för att säkerställa integriteten.

När du har laddat upp ditt dokument förbereder systemet det för signering. Du kan signera PDF med BankID på bara ett par klick.

Steg 2: Lägg till signatärer

Nu är det dags att ange vilka som ska skriva under. För varje person (signatär) fyller du i namn och e-postadress. Du kan också välja i vilken ordning dokumentet ska signeras. Om ordningen spelar roll skickas dokumentet till person två först när person ett har signerat. Om ordningen inte spelar någon roll får alla inbjudan samtidigt.

Du som administratör kan också välja att signera dokumentet själv. Systemet skickar automatiskt ut en inbjudan via e-post till varje signatär med en unik länk till dokumentet.

Steg 3: Signatärerna granskar och signerar

Varje mottagare får ett mejl med en länk. När de klickar på länken öppnas dokumentet i en säker webbläsare. De kan i lugn och ro läsa igenom hela innehållet för att säkerställa att allt stämmer. När de är redo att signera klickar de på en signaturknapp.

De blir då ombedda att öppna sin BankID-app i telefonen eller på datorn och bekräfta signeringen med sin personliga kod. Transaktionen loggas med tid och datum, och signaturen bäddas in i dokumentet.

Steg 4: Alla får en signerad kopia

Så snart den sista personen i kedjan har signerat är processen slutförd. Dokumentet låses då för ytterligare ändringar. Alla parter, inklusive du som startade processen, får automatiskt ett mejl med en länk för att ladda ner den slutgiltiga, färdigsignerade PDF-filen.

Denna fil innehåller inte bara själva dokumentet, utan även ett verifikationsspår (även kallat audit trail). Detta spår är en logg som i detalj visar vem som har signerat, när det skedde och med vilken metod (BankID), vilket ger ytterligare ett lager av bevisvärde.

Vad kostar det att signera dokument med BankID?

Många lösningar för digital signering på marknaden är byggda för stora bolag med höga volymer och kräver dyra månads- eller årsabonnemang. För en privatperson, enskild firma eller ett mindre aktiebolag som bara behöver signera några få dokument per år är detta sällan ett kostnadseffektivt alternativ.

Det är här en billig BankID-signering utan fasta avgifter kommer in i bilden. Hos TryggSignering har vi valt en annan väg. Vi erbjuder en transparent prismodell där du betalar per dokument. Du binder inte upp dig på något, har inga startavgifter och inga dolda kostnader. Det gör det tillgängligt för alla att använda en professionell och säker signeringstjänst, oavsett behov.

Detta pay-per-use-upplägg är perfekt när du behöver signera ett andrahandskontrakt, en fullmakt, ett styrelseprotokoll eller ett uppdragsavtal. Du får tillgång till samma säkra teknik som storföretagen, men anpassat för dina förutsättningar. Behöver du skicka ett avtal idag? Signera dokument nu.

Är ett digitalt signerat dokument juridiskt giltigt?

En vanlig och viktig fråga är den om juridisk giltighet. En signatur gjord med BankID klassas som en avancerad elektronisk underskrift enligt EU:s förordning eIDAS. Detta ger den en stark juridisk ställning och den anses normalt vara bindande i de allra flesta sammanhang.

För de flesta avtalstyper som används i vardagen – till exempel anställningsavtal, hyresavtal, offerter, köpeavtal och samarbetsavtal – är en BankID-signatur fullt tillräcklig och ett juridiskt accepterat sätt att ingå en bindande överenskommelse. Bevisvärdet anses ofta vara högre än för en handskriven signatur, tack vare den starka kopplingen till undertecknarens personnummer och den detaljerade tekniska loggen.

Det finns dock ett fåtal undantag där lagen uttryckligen kräver en fysisk signatur på papper (formkrav). Detta gäller främst vid köp av fastighet, upprättande av testamente och bodelningsavtal. För dessa specifika fall är det alltid rekommenderat att rådgöra med en jurist för att säkerställa att alla formella krav uppfylls.

Vanliga dokument du kan signera digitalt

Flexibiliteten med digital signering gör att den kan användas för en mängd olika dokument inom både privatliv och företagande. Här är några exempel på avtal och dokument som med fördel kan signeras med BankID:

• Anställningsavtal: Snabb och smidig hantering när en ny medarbetare ska anställas.
• Hyresavtal: För både förstahands- och andrahandslägenheter, lokaler och utrustning.
• Styrelseprotokoll: Låt styrelseledamöter justera och signera protokoll digitalt, oavsett var de är.
• Fullmakter: Ge någon behörighet att agera i ditt ställe, exempelvis vid en bolagsstämma.
• Aktieägaravtal och aktieöverlåtelseavtal: Formalisera ägarförhållanden i ett bolag.
• Offert- och orderbekräftelser: Få ett snabbt godkännande från en kund.
• Tystnadspliktsavtal (NDA): Säkra konfidentiell information innan ett samarbete inleds.
• Konsult- och uppdragsavtal: Definiera ramarna för ett uppdrag med en frilansare eller konsult.

Genom att signera avtal med BankID effektiviserar du administrationen och kan snabbare gå från förhandling till ett bindande avtal.

Kom igång med BankID-signering

Att signera dokument med BankID har gått från att vara en nischad teknik till att bli en standard för säker och effektiv avtalshantering. Det är en metod som bygger på en infrastruktur som nästan alla i Sverige redan litar på och använder.

Fördelen med en tjänst som TryggSignering är tillgängligheten. Du behöver inte vara ett stort företag för att dra nytta av tekniken. Processen är enkel, priset är transparent och du betalar bara när du har ett faktiskt behov.

Är du redo att signera ditt första dokument? Kom igång på några minuter hos TryggSignering.